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如何用Excel的Vlookup函数来打印会计凭证
重庆恒企会计  2015/7/20 11:20:47

 很多小微企业不愿意购买财务软件,凭证打印便成为困扰他们的难题。本文通过Excel的Vlookup函数,能够方便容易的解决小微企业的凭证打印问题。并提供两种方式的凭证打印:一种是手工打印,另一种是通过VBA函数控制,批量打印凭证。此方法方便易学。小微企业也可以在Excel中绘制满足自身需求的凭证表格进行打印。
由于记账凭证是记录经济业务,明确经济责任的书面证明,也是登记账簿的依据。 其主要作用在于对原始凭证进行分类、整理,按照复式记账的要求,运用会计科目,编制会计分录,据以登记账簿。因此凭证的规范打印,就相当重要。本文通过记账凭证字段设计、设计思路、凭证打印设计步骤及函数应用、打印设计和批量打印五个方面,并通过表格图片进行详细介绍。

1、记账凭证字段设计
记账凭证字段设计应与实际工作中使用的记账凭证的栏目一致,这样,才能够动态提取相关数据。因此字段应具备以下图1所示内容:①记账凭证的名称;②日期;③凭证编号;④行次;⑤经济业务事项的内容摘要;⑥经济业务事项所涉及的会计科目及其记账方向;⑦经济业务事项的金额;⑧记账标记;⑨所附原始凭证张数。对于财务主管,记账,出纳,审核,制单等有关人员的签章只在打印表格做需求,在字段的设计中不做设置。在 Excel 中新建一工作表,表名修改为“凭证分录表”,设计字段如图2所示,从 B 列开始录入记账凭证各栏目相关数据。

2、设计思路
在“凭证分录表”中的设计难点为一张凭证的唯一性是凭证编号,但一张凭证里的会计分录会有多条记录,如:一借一贷、一借多贷等都涉及到多条记录。可用凭证号与本凭证号里的行号采取文本加的方式,唯一标识出每一条记录,使每一行都能独立进行索引,但每一张凭证的索引都有共性,因此加入“编号行次”字段。按此操作,可以在“凭证打印表”里方便的进行数据定位打印操作。

3、凭证打印设计步骤及函数应用
第一步: 首先填制凭证记录表,在凭证记录表按字段名录入相关的数据。这里面最为关键的是加入了一个“凭证行次”字段,此字段的设立,让函数变得相当简洁,且容易理解。凭证行次字段的数据来自于凭证编号与行次运算。以图2中A3为例,在A3单元格里输入:=B3&C3;A3单元格后面,按此公式做同样设置。
第二步:设置凭证打印表数据公式。
在凭证打印表中的M3单元格里输入,需要打印或查询的凭证编号。在凭证打印表里需要提取的数据主要有两类,第一类是凭证共同信息(包括日期,摘要,附单数量,制单)。第二类是凭证详细信息(包括会计科目,科目名称,借方金额、贷方金额)。对于第一类信息,一旦凭证编号存在则提取本凭证的首行信息即可;对于第二类信息,是每一条记录信息内容不一致,如科目名称等。
在此凭证表中主要运用两个函数,Vlookup、IF、ISNA。IF用于判断,vlookup 用于数据获取,例如获取第1张凭证的日期,在G3单元格,G3单元格是合并了G3:K3,在此单元格里录入“=IF(ISNA(VLOOKUP($M$3&C5,凭证分录表!$A$3:$I$141,4,0)),,VLOOKUP($M$3&C5,凭证分录表!$A$3:$I$141,4,0))”,此复合函数首先对能否找到对应“编码行次”进行判断,如果在凭证记录表里查不到数据,则什么都不做,否则就获取本“编码行次”的日期。此公式里“VLOOKUP($M$3&C5,凭证分录表!$A$3:$I$141,4,0)”中,“$M$3”为凭证编号的绝对引用,便于锁定凭证编号。“C5”是第一行的行号,“$M$3&C5”的运算结果是“11”,“凭证分录表!$A$3:$I$141”是凭证分录表里所有凭证数据,首列数据为“编号行次”,“4”表示返回第4列D列,即“日期”字段。IF语句主要对查找进行判断,ISNA用于判断是否能找到查询的数据,如果找不到,返回TRUE,如果能找到则返回FALSE。对于日期,摘要,凭证张数,制单。都可以用相同函数获取数据,对应的列数分别为:4,5,10,11。对于第二类信息的科目编码,科目名称,借方金额,贷方金额也做同样设置,只是列数分别为:6,7,8,9。然后再对后续的行次进行公式复制。
借方合计金额分别汇总借方的金额合计,用sum函数,以借方合计J12单元格为例,输入“=SUM(J5:K11)”,贷方金额合计可做同样设置。至此,所有打印表格设计完毕。
如果要把多张凭证打印在一张A4上,可以通过复制凭证到后续空白处。但需要调节相应的代码和引用的范围。

4、打印设计
一般情况下,一张 A4纸可打印 2~3张凭证查询单。
操作方法:
第一步,复制第一个表格,粘贴到后面,形成 2~3 表一页纸即可;
第二步,修改每个打印凭证表的数据,第二张表的凭证编号为:第一张凭证编号的数据加1,第三张凭证编号为:第一张凭证编号的数据加2。后面的公式做相应的条凭证编号调整。
第三步,金额单元格设置为:会计专用保留 2 位小数点,合计处加“Y”符号。
第四步,单元格零值去除:文件→选项→高级→勾去零值。
第五步,设置调整打印,能在一页A4打印纸张中能够打印2~3张凭证。

5、批量打印
首先开发工具→插入→按钮,在合适的位置摆放按钮,并新建按钮Click事件。在其中录入以下语句。
Dim i As Integer '定义循环变量。
Dim j As Integer '定义凭证张数
j = Application.WorksheetFunction.Max(Sheets("凭证分录表").[b:b]) '获取凭证的最大张数
If MsgBox("开始打印", vbOKCancel, "提示") = vbOK Then '是否打印对话框
For i = 1 To j Step 2 ' 按一页A4纸打印两张凭证,步长设置为2
Sheets("凭证表打印表").[m3] = i
Sheets("凭证表打印表").PrintOut '打印
Next
End If
End Sub
程序体中的“'”表示“'”后文字是注释,不在程序中运行。把这样都设置好后,只要一按按钮就会提示是否要 “开始打印?” ,如果选择是,就会从1号凭证一直打印到最大号凭证。
经过上述操作,财会操作人员可最终使用计算机生成记账凭证,再通过打印机完成打印。 

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